Automatización · Restaurantes y hostelería

Menos móvil en la barra, más sala.

Asistentes de IA y automatizaciones para restaurantes, bares, cafeterías, hoteles pequeños y apartamentos turísticos: que las reservas, las preguntas de siempre y el papeleo con proveedores no te pillen en pleno servicio.

En hostelería, los mensajes llegan justo cuando no puedes contestarlos: en mitad del servicio de comidas, un sábado por la noche o cuando estás en la cocina. «¿Tenéis mesa para seis?», «¿qué lleva el menú del día?», «¿a qué hora es el check-in?». Si nadie responde, el cliente reserva en otro sitio. Con IA para hostelería bien planteada, lo rutinario se contesta al momento y tú sigues con lo tuyo.

La regla es sencilla: el asistente responde con la información que tú le das y nada más. En temas delicados, como los alérgenos, no improvisa: da la información que el restaurante ha verificado y, ante cualquier duda, pasa la conversación a una persona.

Lo que suele pasar

Lo que suele desbordar a un restaurante o alojamiento

Reservas en pleno servicio

El teléfono y el WhatsApp suenan justo cuando la sala está llena. Contestar tarde es perder la mesa.

Las mismas preguntas

Horarios, menú del día, si hay terraza, si admitís perros, dónde aparcar. Cada día, varias veces.

Mesas que se quedan vacías

Reservas que no aparecen y no avisan, sobre todo en grupos y fines de semana.

Pedidos a proveedores

Pedidos hechos de memoria o por mensajes sueltos, con olvidos que se notan en el siguiente servicio.

Facturas de proveedores

Albaranes y facturas que se acumulan en un cajón hasta que la gestoría las pide.

Reseñas sin responder

Opiniones en internet que se quedan sin contestar porque no hay tiempo para pensar la respuesta.

Ejemplos

Automatizaciones que tienen sentido en hostelería

Son ejemplos ilustrativos. No hace falta montarlo todo: lo normal es empezar por las reservas y las preguntas, que es donde más tiempo se va.

Son ejemplos ilustrativos de lo que se puede montar, no casos de clientes. Cada negocio es distinto: el presupuesto se adapta a lo que de verdad necesitas.

Ejemplo

Reservas y preguntas por WhatsApp o la web

El asistente contesta al momento con tu información (horarios, menú del día, terraza, grupos) y recoge las peticiones de reserva: día, hora, personas y nombre. Si usas un sistema de reservas que lo permita, la anota; si no, te la pasa para que la confirmes tú. Grupos grandes o peticiones especiales van siempre a una persona.

  1. Escribe un cliente«¿Mesa para 4 el sábado?»
  2. Consulta tu informaciónhorarios y disponibilidad
  3. Recoge la reservao la deja pendiente
  4. Tú confirmasgrupos y casos especiales

Herramientas habituales: WhatsApp Business, chat de la web, tu sistema de reservas o un calendario compartido.

Ejemplo

Alérgenos: solo información verificada

Si quieres que el asistente hable de alérgenos, trabaja únicamente con la ficha de alérgenos que tú le das y mantienes al día. No deduce, no supone y no inventa: si el plato no está en la ficha o la pregunta es delicada, lo dice y pasa la consulta a sala o cocina. La información obligatoria sigue siendo responsabilidad del establecimiento.

Herramientas habituales: Documento o carta con alérgenos revisada por ti.

Ejemplo

Recordatorios de reserva

El día de la reserva (o el anterior) el cliente recibe un mensaje para confirmar o cancelar. Si cancela, la mesa queda libre a tiempo de ocuparla.

  1. Reserva anotadaen tu sistema o calendario
  2. Recordatoriocon opción de cancelar
  3. Confirma o liberay tú lo ves al momento

Herramientas habituales: Sistema de reservas o Google Calendar, WhatsApp, SMS o email.

Ejemplo

Pedidos a proveedores y facturas

Una hoja sencilla donde anotas lo que falta genera el pedido a cada proveedor en el formato que prefiera. Las facturas que llegan por email se leen solas y se anotan para tu gestoría; tú solo revisas lo marcado como dudoso.

Herramientas habituales: Hoja de cálculo, email o WhatsApp, programa de facturación si lo usas.

Ejemplo

Borradores de respuesta a reseñas

Cuando entra una reseña nueva, recibes un borrador de respuesta con tu tono. Tú lo lees, lo cambias si quieres y lo publicas. Nada se publica solo, y las críticas delicadas las contestas tú con calma.

Herramientas habituales: Aviso por email, tu perfil de empresa en buscadores o plataformas.

Ejemplo

Huéspedes: preguntas, check-in y varios idiomas

Para hoteles pequeños y apartamentos turísticos, el asistente contesta en el idioma del huésped (horario de entrada, cómo llegar, wifi, normas de la casa) y envía la información de llegada antes del check-in. Las incidencias pasan a ti. El registro de viajeros que exija la normativa se sigue haciendo por el cauce oficial.

Herramientas habituales: WhatsApp, email, tu plataforma de reservas si permite conectarse.

Cómo funciona

Del problema a la solución, sin sorpresas

  1. Me cuentas

    Por email: qué te quita tiempo, cuánto se repite y qué herramientas usas.

  2. Propuesta cerrada

    Qué voy a hacer, qué no, precio y plazo, por escrito. Gratis y sin compromiso.

  3. Construcción y pruebas

    Lo pruebo con casos reales de tu negocio y lo ajustamos antes de darlo por terminado.

  4. Entrega

    Funcionando, explicado y documentado. Si quieres, después sigo con una cuota mensual de mantenimiento.

Datos de clientes y huéspedes: con cuidado

  • Para una reserva basta con nombre, contacto, día, hora y número de personas: el asistente no pide más de lo necesario.
  • Se eligen, siempre que es posible, proveedores que tratan los datos en la Unión Europea, con contrato de encargo de tratamiento. WhatsApp es un servicio de Meta: te explico qué implica.
  • Si un cliente menciona una alergia o intolerancia, es un dato de salud: se usa solo para atender esa reserva y no se guarda en listas ni se reutiliza.
  • Te explico qué herramienta interviene en cada paso para que lo reflejes en tu política de privacidad.

Lo que no conviene automatizar

  • Dar información de alérgenos que no esté en tu ficha verificada, o garantizar que un plato es apto para una alergia.
  • Publicar respuestas a reseñas sin que tú las revises.
  • Confirmar grupos, eventos o peticiones especiales sin que lo vea una persona.
Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes

¿El asistente puede gestionar las reservas solo?

Puede recoger los datos y, si tu sistema de reservas permite conectarse, anotarlas según las reglas que marques (horarios, número máximo de personas). Si no, deja la reserva pendiente para que la confirmes tú. Grupos y casos especiales pasan siempre a una persona.

¿Qué pasa con las preguntas sobre alérgenos?

El asistente solo repite la información de alérgenos que tú le has dado y mantienes actualizada. Si algo no está claro, no lo supone: lo dice y pasa la consulta al personal. Así el cliente recibe la misma información que le daríais en sala.

¿Contesta en otros idiomas?

Sí. Puede responder en el idioma en el que le escriben, algo útil con turistas y huéspedes extranjeros. La información de base es la tuya, así que conviene revisar las respuestas de los primeros días.

¿Sirve para un bar pequeño o solo para restaurantes grandes?

Sirve para negocios pequeños, que son los que menos tiempo tienen para el móvil. Se puede empezar por algo tan sencillo como contestar horarios y recoger reservas por WhatsApp.

¿Se publica algo en mi nombre sin que lo vea?

No. Las respuestas a reseñas y cualquier comunicación delicada se preparan como borrador y las publicas o envías tú.

¿Cuánto cuesta?

Depende de los canales, de qué haya que conectar y del volumen de mensajes, así que no hay tarifa fija. Te preparo un presupuesto cerrado por escrito antes de empezar, gratis y sin compromiso.

Pide presupuesto

Escríbeme a carlos@marsofgroup.com contando tu negocio y la tarea que quieres quitarte de encima. Te respondo yo y el presupuesto es gratis y sin compromiso.

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