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Automatización · Gestorías y asesorías

Menos perseguir papeles, más asesorar.

Asistentes de IA y automatizaciones para gestorías, asesorías fiscales, laborales y contables: que recoger documentación, ordenar facturas y recordar plazos no se coma las semanas de cierre de trimestre.

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En una gestoría pequeña, buena parte del trabajo no es asesorar: es pedir la documentación a cada cliente, esperar a que llegue, abrir fotos de tickets borrosas, pasar datos de facturas a mano y contestar las mismas preguntas cada trimestre. Todo eso se puede automatizar para una gestoría sin cambiar tu forma de trabajar ni tu programa de contabilidad.

El planteamiento es claro: la IA prepara (recoge, lee, ordena, redacta borradores) y el profesional revisa y decide. El asistente no es un asesor fiscal ni firma nada: te quita el trabajo mecánico para que dediques tu tiempo a lo que tus clientes te pagan de verdad.

Lo que suele pasar

Lo que suele atascar a una gestoría

Documentación que no llega

Facturas, tickets y extractos que el cliente manda tarde, incompletos o repartidos entre email, WhatsApp y una bolsa de papel.

Cierres de trimestre al límite

Todo se acumula en los últimos días del plazo y hay que ir llamando uno por uno a quien todavía no ha enviado nada.

Datos tecleados a mano

Proveedor, fecha, base, IVA y total copiados de cada factura al programa. Trabajo lento y fácil de equivocarse.

Las mismas preguntas

«¿Qué tengo que mandarte?», «¿cuándo se presenta?», «¿me llegó la notificación?». Cada respuesta es una interrupción.

Bandeja imposible

Clientes, notificaciones, bancos, organismos y publicidad mezclados. Encontrar lo urgente exige leerlo todo.

Plazos en la cabeza de alguien

Vencimientos, renovaciones y requerimientos controlados con notas sueltas o de memoria, con el riesgo que eso supone.

Ejemplos

Automatizaciones que tienen sentido en una gestoría

Son ejemplos ilustrativos de lo que se puede montar. No hace falta hacerlo todo: lo normal es empezar por lo que más horas te quita en cada cierre.

Son ejemplos ilustrativos de lo que se puede montar, no casos de clientes. Cada negocio es distinto: el presupuesto se adapta a lo que de verdad necesitas.

Ejemplo

Recogida de documentación con recordatorios

Antes de cada trimestre, cada cliente recibe un aviso con lo que tiene que enviar y un enlace o dirección donde subirlo. Lo que llega se guarda solo en su carpeta, y a quien no ha enviado nada le llega un segundo recordatorio. Tú ves de un vistazo quién está al día y quién no.

  1. Aviso al clientequé enviar y hasta cuándo
  2. Sube sus documentosformulario, email o WhatsApp
  3. Se ordenan solosen la carpeta del cliente
  4. Tú ves el estadoquién falta por enviar

Herramientas habituales: Formulario web o email, Google Drive o OneDrive, hoja de control, email o WhatsApp.

Ejemplo

Lectura y clasificación de facturas

Las facturas y tickets que envían los clientes se leen automáticamente (emisor, NIF, fecha, base, tipo de IVA, total) y se anotan en una hoja o se preparan para importar en tu programa. Lo que el sistema no lee con seguridad se marca para que lo revise una persona.

  1. Llega la facturaPDF o foto del ticket
  2. Se extraen los datosemisor, fecha, IVA, total
  3. Se marca lo dudosopara revisión humana
  4. Listo para contabilizarhoja o importación

Herramientas habituales: Email, carpeta compartida, hoja de cálculo o tu programa de contabilidad (si permite importar).

Ejemplo

Asistente para preguntas repetidas de clientes

Contesta por WhatsApp o en la web lo que es siempre igual: qué documentación hace falta para cada trámite, horarios, cómo enviar las facturas o en qué estado está su entrega. Si la pregunta requiere criterio profesional, no opina: recoge la consulta y te la pasa.

Herramientas habituales: WhatsApp Business, chat de la web, documento con tus respuestas habituales.

Ejemplo

Avisos de vencimientos y plazos

Una hoja o calendario con los plazos de cada cliente (presentaciones, renovaciones, requerimientos) genera avisos internos con antelación y, si quieres, un recordatorio al cliente de lo que necesitas de él. Los plazos los defines y revisas tú; el sistema solo avisa.

Herramientas habituales: Hoja de cálculo o Google Calendar, email.

Ejemplo

Borradores de emails y respuestas

A partir de una nota breve tuya, el asistente redacta el email al cliente (qué falta, qué se ha presentado, qué tiene que firmar) con tu tono. Tú lo lees, lo corriges si hace falta y lo envías.

Herramientas habituales: Gmail u Outlook.

Ejemplo

Informe de estado del trimestre

Cada semana del cierre, un resumen con lo importante: clientes con documentación pendiente, facturas marcadas para revisar y plazos próximos. Sale de tus propios datos, sin buscar a mano.

Herramientas habituales: Hoja de control, email.

Cómo funciona

Del problema a la solución, sin sorpresas

  1. Me cuentas

    Por email: qué te quita tiempo, cuánto se repite y qué herramientas usas.

  2. Propuesta cerrada

    Qué voy a hacer, qué no, precio y plazo, por escrito. Gratis y sin compromiso.

  3. Construcción y pruebas

    Lo pruebo con casos reales de tu negocio y lo ajustamos antes de darlo por terminado.

  4. Entrega

    Funcionando, explicado y documentado. Si quieres, después sigo con una cuota mensual de mantenimiento.

Datos de clientes: con cuidado

  • Trabajas con datos económicos y personales de tus clientes, así que cada herramienta se elige pensando en eso: siempre que es posible, proveedores que tratan los datos en la Unión Europea y con contrato de encargo de tratamiento (art. 28 RGPD).
  • Solo se automatiza con los datos imprescindibles para cada tarea; nada de volcar expedientes completos en herramientas que no lo necesitan.
  • Te explico qué herramienta interviene en cada paso para que lo reflejes en tus contratos con clientes, en tu política de privacidad y en tu registro de actividades.
  • Lo que se envía al cliente o a un organismo lo revisa siempre una persona de tu despacho.

Lo que no conviene automatizar

  • Dar asesoramiento fiscal, laboral o contable: eso es tu trabajo y tu responsabilidad profesional.
  • Presentar declaraciones o firmar nada en nombre del despacho sin revisión.
  • Contabilizar facturas sin que nadie compruebe lo que el sistema marca como dudoso.
Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes

¿La IA puede hacer el trabajo del asesor?

No, y no está planteada así. Prepara el trabajo mecánico (recoger, leer, ordenar, redactar borradores) y tú revisas y decides. Si un cliente hace una consulta que necesita criterio profesional, el asistente la recoge y te la pasa sin opinar.

¿Se conecta con mi programa de contabilidad?

Depende del programa. Muchos permiten importar datos desde una hoja o conectarse con otras herramientas; en ese caso, las facturas leídas pueden llegar preparadas para importar. Si no, se trabaja con una hoja ordenada que te ahorra teclear. Lo miramos antes de presupuestar.

¿Qué pasa si una factura se lee mal?

Por eso se revisa. El sistema marca lo que no ha podido leer con seguridad (una foto borrosa, un total que no cuadra, un NIF incompleto) y eso lo comprueba una persona. La idea es que revises las excepciones, no cada factura.

¿Y Verifactu o la factura electrónica?

Son normas que afectan a cómo se emiten y registran las facturas, y sus calendarios y detalles se han ido ajustando. Lo que yo monto se adapta a las herramientas que ya uses, pero el cumplimiento de esas obligaciones depende de tu programa de facturación y de tu criterio. Para fechas y requisitos, consulta siempre la información oficial de la Agencia Tributaria.

¿Mis clientes tienen que instalar algo?

Normalmente no. Suben sus documentos con un enlace, por email o por WhatsApp, como ya hacen ahora, pero de forma ordenada.

¿Cuánto cuesta?

Depende de qué haya que conectar y del volumen de documentos, así que no hay tarifa fija. Te preparo un presupuesto cerrado por escrito antes de empezar, gratis y sin compromiso.

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