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Servicio · Automatizar facturas

Facturas que se apuntan solas.

Te monto un sistema para automatizar las facturas que recibes de tus proveedores: se leen solas con IA, se comprueban, se anotan en tu hoja de cálculo o programa y quedan archivadas y listas para la gestoría. Tú solo revisas lo que el sistema marca como dudoso.

Pide presupuesto Ver ejemplos

Cada mes pasa lo mismo: facturas que llegan por email en PDF, otras en papel, alguna como foto por WhatsApp. Alguien tiene que abrirlas una a una, copiar proveedor, fecha, base, IVA y total a un Excel, renombrar el archivo, guardarlo en su carpeta y, a final de trimestre, mandarlo todo a la gestoría. Es un trabajo lento, aburrido y donde un número mal copiado da problemas después.

La lectura automática de facturas con IA resuelve justo esa parte. El sistema recoge las facturas de donde llegan, extrae los datos, hace comprobaciones sencillas y las deja anotadas y archivadas. No es magia ni es perfecto: por eso todo lo que no cuadra se marca para que una persona lo mire.

Esta página va de facturas recibidas (las de tus proveedores). Emitir tus propias facturas es cosa de tu programa de facturación; más abajo te explico por qué.

Lo que suele pasar

Lo que suele pasar con las facturas de proveedores

Dispersas por todas partes

Unas en el correo, otras en papel, otras en la web del proveedor. Reunirlas a final de mes ya es una tarea en sí misma.

Datos copiados a mano

Proveedor, NIF, fecha, base, IVA, total. Teclear cada factura en el Excel lleva tiempo y es fácil equivocarse en un número.

Duplicadas o perdidas

La misma factura llega dos veces (por email y en papel) o una se queda en la bandeja sin apuntar. Se descubre cuando la gestoría pregunta.

Archivos imposibles de encontrar

«factura.pdf», «scan0034.pdf». Buscar una factura concreta de hace meses es perder media mañana.

Todo al final del trimestre

Lo que no se ordena cada semana se acumula, y las prisas llegan justo cuando la gestoría lo necesita.

Cobros que se olvidan

Por el otro lado, las facturas que tú emites y no te pagan se quedan sin reclamar porque nadie tiene tiempo de hacer el seguimiento.

Ejemplos

Qué se puede automatizar con las facturas

Se puede empezar por una sola parte (por ejemplo, pasar las facturas del correo a una hoja) e ir añadiendo el resto cuando veas que funciona.

Son ejemplos ilustrativos de lo que se puede montar, no casos de clientes. Cada negocio es distinto: el presupuesto se adapta a lo que de verdad necesitas.

Ejemplo

Del email a la hoja de cálculo

Las facturas que llegan a un correo concreto (o a una carpeta) se leen solas: proveedor, NIF, número, fecha, base imponible, tipo de IVA, cuota y total. Cada una se anota en una fila de tu Excel o Google Sheets, con el enlace al PDF.

  1. Llega la facturaPDF por email
  2. La IA la leeextrae los datos
  3. Se anota en tu hojauna fila por factura
  4. Se archiva el PDFcon nombre claro

Herramientas habituales: Gmail u Outlook, Google Sheets o Excel, Google Drive, OneDrive o Dropbox.

Ejemplo

Validaciones y aviso de dudas

Antes de dar una factura por buena, el sistema comprueba que el NIF tiene formato válido, que base más IVA da el total y que no está ya apuntada (mismo proveedor y número). Si algo no cuadra o la IA no está segura, te llega un aviso para revisarla tú.

  1. Comprueba el NIFformato correcto
  2. Cuadra las sumasbase + IVA = total
  3. Busca duplicadosproveedor y número
  4. Te avisa si dudarevisas solo esas

Herramientas habituales: Las mismas que arriba, más un aviso por email o al móvil.

Ejemplo

Envío ordenado a la gestoría

Cada semana o cada mes, la gestoría recibe las facturas nuevas en una carpeta compartida, con los archivos bien nombrados y la hoja resumen al día. Sin reenviar correos uno a uno ni cargar con un sobre de papeles.

Herramientas habituales: Carpeta compartida en la nube, hoja de cálculo, email.

Ejemplo

Facturas en papel o por foto

Si te dan la factura en papel, le haces una foto con el móvil y la subes a una carpeta o la reenvías a un correo. A partir de ahí sigue el mismo camino que las que llegan por email.

Herramientas habituales: Móvil, carpeta en la nube o dirección de correo dedicada.

Ejemplo

Recordatorios de cobro amables

Para las facturas que tú emites: cuando una vence sin pagarse, se prepara un recordatorio educado para ese cliente. Tú lo revisas y lo envías (o apruebas que se envíe), para no mandar nunca un aviso a quien ya pagó o con quien hay un acuerdo.

  1. Vence una facturasegún tu registro
  2. Borrador de recordatoriotono cordial
  3. Lo revisas túy das el visto bueno

Herramientas habituales: Tu hoja o programa de facturación (si permite conectarse), email.

Ejemplo

Resumen mensual de gastos

A principio de mes, un email con los gastos del mes anterior por proveedor y por tipo, las facturas pendientes de revisar y las que faltan de proveedores habituales.

Herramientas habituales: Hoja de cálculo, email.

Importante

Emitir facturas es cosa de tu programa (y de tu gestoría)

Una aclaración para que no haya malentendidos: esta automatización trabaja con las facturas que recibes y, como mucho, te ayuda a hacer seguimiento de las que emites. No sustituye a tu programa de facturación.

Las facturas que tú emites tienen que hacerse con un programa que cumpla la normativa: en España, el Reglamento que regula los requisitos de los sistemas informáticos de facturación (lo que se conoce como Verifactu) y, más adelante, la obligación de factura electrónica entre empresas. Los calendarios de obligatoriedad de estas normas han cambiado más de una vez, así que lo sensato es que lo consultes con tu gestoría o en la publicación oficial en el BOE.

  • Si tu programa de facturación permite conectarse con otras herramientas, puedo leer de él (por ejemplo, qué facturas están vencidas) para los recordatorios de cobro.
  • Lo que no hago es montar un sistema casero para emitir facturas a base de hojas y automatizaciones: para eso están los programas homologados.
  • La contabilidad y los impuestos los sigue llevando tu gestoría. Lo que cambia es que le llega todo más ordenado.
Presupuesto

De qué depende el coste

No hay un precio de catálogo. Te preparo un presupuesto cerrado por escrito, y estos son los factores que más influyen:

  • Volumen de facturas. No es lo mismo una decena al mes que varios cientos. A más volumen, más uso del servicio de lectura con IA y más importancia tiene que las validaciones estén finas.
  • Variedad de formatos. PDFs generados por programa se leen mejor que fotos torcidas o facturas escritas a mano. Si hay mucho papel, hay más casos que revisar.
  • Dónde tienen que acabar los datos. Una hoja de cálculo es lo más sencillo. Si hay que meterlos en tu programa de gestión o contabilidad, depende de si ese programa permite conectarse.
  • Cuántas comprobaciones quieres. Las básicas (NIF, sumas, duplicados) van incluidas; reglas específicas de tu negocio, como centros de coste o cuentas contables, añaden trabajo.
  • Recordatorios de cobro. Es una pieza aparte: puedes quererla o no.
  • Mantenimiento. Si cambias de programa o aparece un proveedor con un formato raro, hay que ajustar. Puedes dejarme el mantenimiento con una cuota mensual o avisarme cuando lo necesites.
Cómo funciona

Del problema a la solución, sin sorpresas

  1. Me cuentas

    Por email: qué te quita tiempo, cuánto se repite y qué herramientas usas.

  2. Propuesta cerrada

    Qué voy a hacer, qué no, precio y plazo, por escrito. Gratis y sin compromiso.

  3. Construcción y pruebas

    Lo pruebo con casos reales de tu negocio y lo ajustamos antes de darlo por terminado.

  4. Entrega

    Funcionando, explicado y documentado. Si quieres, después sigo con una cuota mensual de mantenimiento.

Tus facturas, bien guardadas

  • Las facturas se quedan en tu propio correo y en tu propia nube (Google Drive, OneDrive…), no en una plataforma mía.
  • Para la lectura con IA elijo, siempre que es posible, proveedores que tratan los datos en la UE, con contrato de encargo de tratamiento (art. 28 RGPD).
  • Las facturas de autónomos pueden llevar datos personales: te explico qué herramienta interviene en cada paso para que lo refleje tu registro de actividades.
  • Lo que el sistema marca como dudoso lo revisa una persona antes de darlo por bueno.

Lo que no conviene automatizar

  • Emitir tus facturas: eso lo hace tu programa de facturación, que debe cumplir la normativa.
  • Decidir cómo se contabiliza o se declara cada gasto: eso es trabajo de tu gestoría.
  • Enviar recordatorios de cobro sin que nadie los revise, sobre todo a clientes con acuerdos especiales.
  • Pagar facturas automáticamente sin aprobación de una persona.
Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes

¿Puedo pasar las facturas de proveedores a Excel sin teclear?

Sí, es justo lo que hace este sistema. Las facturas que llegan por email (o que subes a una carpeta) se leen solas y cada una se anota en una fila de tu Excel o Google Sheets. Tú solo revisas las que el sistema marca como dudosas.

¿La IA se equivoca al leer facturas?

A veces, sobre todo con fotos de mala calidad o facturas muy poco habituales. Por eso hay validaciones (NIF, sumas, duplicados) y un aviso cuando algo no cuadra. La idea es que revises unas pocas, no que dejes de revisar.

¿Funciona con mi programa de contabilidad?

Depende del programa. Si permite importar datos o conectarse con otras herramientas, se pueden enviar allí. Si no, lo habitual es dejar los datos en una hoja que tu gestoría importa. Lo vemos antes de presupuestar.

¿Esto sirve para cumplir Verifactu?

No. Verifactu afecta a cómo emites tus facturas, y eso depende de tu programa de facturación. Esta automatización trabaja con las facturas que recibes. Sobre fechas y obligaciones concretas, consulta a tu gestoría, porque el calendario ha cambiado.

¿Mi gestoría tiene que cambiar algo?

Normalmente no. Recibe lo mismo que antes, pero ordenado y a tiempo. Si la gestoría prefiere un formato concreto de hoja o de carpeta, se adapta a lo que pida.

¿Cuánto cuesta?

Depende del volumen de facturas, de adónde tengan que ir los datos y de si quieres recordatorios de cobro. Te preparo un presupuesto cerrado por escrito, gratis y sin compromiso.

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